¿Qué es un sistema de reservas en línea y por qué lo necesita?

Las reservas en línea se han convertido en una necesidad para las empresas que compiten en el mercado actual, que se apoya cada vez más en la tecnología, incluso en los sectores tradicionales como la restauración. De hecho, los analistas esperan que la tasa de crecimiento anual de la industria mundial de software en línea aumente hasta el 15,1% para el año 2024, y que su valor total de mercado alcance los 360 millones de dólares.

Con un crecimiento tan inmenso, los sistemas de reserva online deben estar dando sus frutos, así que la pregunta es: ¿qué beneficios aportan exactamente los sistemas de reserva online a un negocio?

Antes de profundizar en las ventajas, veamos qué es un sistema de reservas online. 

Un sistema de reservas online es una solución de software que permite a los clientes hacer sus reservas o citas online a través de la página web o la aplicación de una empresa en lugar de por teléfono o en persona. Dependiendo de la sofisticación de la plataforma, un sistema de reservas en línea también puede permitir a los clientes pagar por sus servicios de citas o reservas por adelantado.

Por último, estos servicios, como este software creado en Chile, ofrecen a los clientes flexibilidad y autonomía, ya que les permiten gestionar sus reservas, modificándolas o cancelándolas cuando lo necesiten sin tener que llamar para hacer un cambio manualmente. 

Los sistemas de reserva en línea ayudan a las empresas a estar más «centradas en el cliente al permitirle decidir cuándo y cómo reunirse». Además, estos sistemas facilitan a las empresas la tarea de albergar toda la información de sus citas bajo un mismo techo digital, incluyendo las citas que se hacen tradicionalmente.

Ventajas de un sistema de reservas en línea

La utilización de sistemas de reserva en línea ha aumentado drásticamente en los sectores del comercio, la sanidad y la hostelería. En parte como resultado de la pandemia, industrias y empresas que nunca habían confiado en los sistemas de reservas online tuvieron que adoptarlos, y ahora que lo han hecho, los clientes y las empresas han experimentado la forma en que los sistemas de reservas online agilizan su trabajo, ahorran dinero, mejoran la satisfacción de los clientes y les ayudan a centrarse más en ellos. Entremos en los detalles. 

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Ofrece reservas 24 horas al día, 7 días a la semana

Las empresas tienen un horario limitado y un número limitado de empleados para atender los teléfonos. Esta limitación crea barreras a la hora de intentar maximizar las reservas. Sin embargo, los servicios de reserva en línea ayudan a las empresas a superar esta barrera al permitir la posibilidad de realizar reservas las 24 horas del día. Un estudio ha revelado que hasta el 35% de los clientes prefieren concertar citas fuera del horario laboral. Al facilitar a los clientes la reserva de una cita en el mismo momento en que se les ocurre, los sistemas de reserva en línea permiten a estas empresas fijar los beneficios y los clientes incluso durante las horas de descanso, en lugar de esperar a las horas de trabajo, cuando el sentido de la urgencia puede haber desaparecido. 

Proporciona a las empresas una ventaja competitiva

Se podría suponer que, en el mercado actual, todos los negocios ofrecerían reservas en línea. Sin embargo, mientras que las grandes cadenas pueden presumir de altos índices de uso, las investigaciones sugieren que sólo el 23% de «los negocios de servicios locales tienen un sistema de reservas online para captar los clientes potenciales generados por las búsquedas locales».

Si un posible cliente realiza una búsqueda online y encuentra una docena de opciones, las posibilidades de que reserve con la empresa que ofrece servicios de reserva online son bastante altas. Una vez realizada esa primera conexión gracias a la comodidad y accesibilidad del sistema en línea, es probable que esas empresas capten negocios repetidos y se conviertan en la referencia para esos nuevos clientes. 

Agilizar las operaciones con funciones de pago

Al implantar un sistema de reservas en línea adecuado, concretamente uno con funciones de pago, las empresas pueden cobrar digitalmente los pagos, ahorrando tiempo y dinero y eliminando una tarea más de la carga de trabajo de los empleados. Este proceso racionalizado mejora el flujo de caja general y reduce la pérdida de ingresos por falta de pagos. 

Reducción de la necesidad de personal 

Como ocurre con cualquier tipo de automatización o tecnología, las reservas online permiten a las empresas hacer más con menos. Un sistema sofisticado que permite a los clientes reservar, gestionar y pagar sus citas totalmente en línea elimina la necesidad de que una empresa contrate a un miembro del personal para manejar la caja, responder a los teléfonos y gestionar las citas. En poco tiempo, este tipo de ahorro puede sumar. 

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Mejora de la eficacia de la gestión del calendario 

La mayoría de los sistemas de reservas online se integran con el calendario de la empresa. De este modo, cuando un cliente hace su cita o reserva en línea, la reserva se añade inmediatamente al calendario de la empresa. Esta función adicional ayuda a las empresas a evitar las reservas dobles y a gestionar las listas de espera. En general, aumenta la eficiencia de las empresas. Además, los sistemas inteligentes también ofrecen integración con el calendario de los clientes, lo que permite que el cliente añade su reserva o cita a su calendario una vez completada la reserva. 

Mantener la conexión a través del correo electrónico

Mantener a los clientes al día es esencial, bien lo saben los dueños de peluquerías y salones de belleza, quienes ocupan como técnica principal construir una cartera de clientes frecuentes. 

Los sistemas de reservas online suelen ofrecer actualizaciones automáticas por correo electrónico que ayudan a las empresas a mantenerse conectadas. Esto permite que los clientes reciban confirmaciones por correo electrónico, incluida la confirmación del pago, al completar su reserva.

Además, los programas más innovadores ofrecen funciones de correo electrónico continuas, que proporcionan a los clientes actualizaciones por correo electrónico sobre sus reservas. Esto tiene más que un impacto menor: Las investigaciones han revelado que las ausencias se han reducido en un 29% gracias a los recordatorios automáticos. Una reducción tan significativa de la pérdida de negocio ayuda a mejorar los resultados de la empresa. 

Las empresas pueden utilizar la información recopilada sobre los clientes para dirigirles campañas de correo electrónico. Pueden personalizar las campañas en función de los datos demográficos o los criterios de búsqueda, lo que aumenta las posibilidades de conseguir más negocios en el futuro y de mantenerse en el radar de sus clientes habituales. 

  • Aumento de los ingresos

La reserva de citas en línea aumenta los ingresos. Como ya se ha mencionado, reduce el personal necesario para gestionar a los clientes, maximiza la eficiencia al ofrecer la integración de reservas y calendarios fuera del horario laboral, reduce el número de citas canceladas o pérdidas y aumenta los posibles negocios a través de campañas de correo electrónico. En conjunto, estos factores suponen un importante aumento de los ingresos: por término medio, las empresas que integran un sistema de reservas en línea aumentan las ventas y los clientes potenciales en un 37% y, a nivel mundial, los sectores ahorran unos 3.200 millones de dólares.

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Informes y análisis

Sin buenos datos, las empresas tienen dificultades para mejorar. Los sistemas de reservas en línea ofrecen una visión de las operaciones comerciales de la empresa a través de informes y análisis. Estas soluciones incluyen:

  • Acceso a datos en tiempo real, ofreciendo a las empresas la posibilidad de seguir el crecimiento desde una perspectiva diaria, semanal y anual. 
  • Visualizar los detalles de los pagos y destacar los pagos pendientes. 
  • Generar previsiones de ventas, precios óptimos y márgenes de beneficio. 
  • Supervisar el rendimiento de las campañas de marketing.
  • Analizar los índices de conversación.
  • Capturar los perfiles de los clientes. 

Al aprovechar estos datos y modificar las operaciones en consecuencia, las empresas pueden aumentar aún más los ingresos y mejorar la experiencia del cliente. 

Crea una mejor experiencia para el cliente

Cuantas menos barreras existan entre un cliente y un negocio, más probable será que el cliente patrocine ese negocio. Llamar manualmente para concertar y gestionar las citas, tener que lidiar con sistemas de pago engorrosos y hacer un seguimiento de las fechas y horas son factores que pueden alejar a algunos clientes. Con los sistemas de reserva online que incluyen recordatorios automáticos, calendarios sincronizados y pagos integrados, la experiencia de los clientes no podría ser más fácil ni más cómoda. 

Implementación de una reserva en línea exitosa

Muchas empresas no tienen los recursos o el capital para desarrollar un sistema de reservas online, especialmente uno que incluya funciones que les ayuden a maximizar las ventajas mencionadas. ¿Y por qué deberían reinventar la rueda? En cambio, las empresas de todos los sectores -incluidos el comercio minorista, la hostelería y la sanidad- pueden aprovechar las soluciones de terceros para sus operaciones. 

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